Organizacja pracy Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie dla Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy
z dnia 26 stycznia 2016

I. Postanowienia ogólne

§ 1

Organizacja pracy Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie dla Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy, zwanego dalej w treści „Zespołem”, oraz Grup Roboczych.

§ 2

Podstawę prawną działania Zespołu stanowią w szczególności:

  1. Ustawa z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie (Dz. U. z 2005r. Nr 180, poz. 1493, z 2009r. Nr 206, poz. 1589 oraz z 2010r. Nr 28, poz. 146 i Nr 125, poz. 842)
  2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 13 września 2011 r. w sprawie procedury „Niebieskie Karty” oraz wzorów formularzy „Niebieska Karta” (Dz. U. z 2011 r. nr 209, poz. 1245)
  3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 3 czerwca 2011r. w sprawie nadzoru i kontroli nad realizacją zadań z zakresu przeciwdziałania przemocy w rodzinie (Dz. U. z 2011 roku, nr 126, poz. 718)
  4. Uchwała Nr XVII/329/2011 Rady Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 16 czerwca 2011r. w sprawie określania trybu i sposobu powoływania i odwoływania członków Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie oraz szczegółowych warunków jego funkcjonowania.
  5. Zarządzenie nr 1414/2011 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 10 sierpnia 2011 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów uchwały w sprawie określenia trybu i sposobu powoływania i odwoływania członków Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie oraz szczegółowych warunków jego funkcjonowania.
  6. Zarządzenie nr 1659/2011 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 25 października 2011 r. w sprawie powołania Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie dla Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy, wraz z późniejszymi zmianami.

§ 3

Siedziba Zespołu mieści się w Ośrodku Pomocy Społecznej Dzielnicy Warszawa-Bielany m.st. Warszawa, ul. Przybyszewskiego 80/82, 01-824 Warszawa, który zapewnia jego obsługę techniczno-organizacyjną.

II. Zadania Zespołu

§ 4

Zadaniem Zespołu jest integrowanie i koordynowanie działań podmiotów, których przedstawiciele są członkami Zespołu, w celu zapewnienia skutecznego diagnozowania problemu przemocy w rodzinie oraz podejmowania działań interwencyjnych i profilaktycznych.

§ 5

Sposoby realizacji zadań Zespołu oraz zadania jego członków są określone w odpowiednich przepisach ( § 2).

III. Reprezentacja Zespołu

§ 6

Osobą kierującą pracą Zespołu i reprezentującą Zespół jest Przewodniczący Zespołu.

§ 7

W przypadku niemożności pełnienia obowiązków Przewodniczącego Zespołu jego funkcje przejmuje Zastępca Przewodniczącego Zespołu.

IV. Organizacja pracy Zespołu

§ 8
Wszystkie działania Zespołu są dokumentowane.

§ 9
Spotkania Zespołu odbywają się w formie posiedzeń zwyczajnych i nadzwyczajnych.

§ 10
Terminy zwyczajnych posiedzeń Zespołu ustalane są z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem i odbywają się w siedzibie Zespołu. Posiedzenia te powinny odbywać się przynajmniej raz na 3 miesiące.

§ 11
Zwołanie posiedzenia nadzwyczajnego Zespołu Interdyscyplinarnego następuje na wniosek:

  1. Prezydenta m.st. Warszawy
  2. Burmistrza Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy
  3. Przewodniczącego Zespołu
  4. Co najmniej trzech członków Zespołu

§ 12
Zawiadomienie o zwołaniu posiedzenia nadzwyczajnego przekazuje się członkom Zespołu co najmniej 7 dni roboczych przed planowanym terminem posiedzenia, za pośrednictwem poczty elektronicznej (na adresy wskazane przez Członków Zespołu) lub telefonicznie oraz listem zwykłym.

§ 13
W uzasadnionych przypadkach termin wymieniony w § 12 może zostać skrócony.

§ 14
Zawiadomienie o posiedzeniu Zespołu Interdyscyplinarnego:

  1. Jest kierowane imiennie do członków Zespołu i zaproszonych osób.
  2. Zawiera termin i miejsce zwołania oraz jego ramowy program.
  3. Przekazywane jest w formie pisemnej, osobiście, za pośrednictwem operatora pocztowego lub poczty elektronicznej, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

§ 15

W posiedzeniach Zespołu, w uzasadnionych przypadkach, mogą brać udział, bez prawa do głosowania, osoby nie wchodzące w jego skład, zaproszone przez Przewodniczącego Zespołu, pod warunkiem zobowiązania do zachowania tajemnicy.

§ 16
Zespół podejmuje decyzje, w tym wydaje opinie, w drodze uchwał.
W uzasadnionych przypadkach możliwe jest pominięcie formy uchwały, w szczególności dotyczy to sytuacji, w których konieczne jest szybkie podjęcie decyzji.

§ 17
Uchwały podejmowane są zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy składu Zespołu, a w przypadku równej liczby głosów, głos decydujący należy do Przewodniczącego Zespołu.

§ 18
Z przebiegu posiedzenia Zespołu sporządzany jest protokół, którego wzór określa załącznik nr 1.

§ 19
Do protokołu z posiedzenia Zespołu dołącza się listę obecności członków Zespołu uczestniczących w posiedzeniu.

§ 20
Protokół z posiedzenia Zespołu jest dostępny w siedzibie Zespołu.
Każdy z członków Zespołu ma prawo zgłaszania pisemnych uwag
do protokołu, które załącza się do protokołu, w ciągu 7 dni od dnia posiedzenia Zespołu.

V. Procedura Niebieska Karta

§ 21
Zgłoszenie sprawy do Zespołu następuje w oparciu o procedurę „Niebieskie Karty”.

§ 22
Formularze należy przekazywać w zamkniętej kopercie zaadresowanej w następujący sposób: „Przewodniczący Zespołu Interdyscyplinarnego do spraw Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie dla Dzielnicy Bielany Miasta Stołecznego Warszawy, Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy, ul. Przybyszewskiego 80/82, 01-824 Warszawa”.

§ 23
Przewodniczący Zespołu, osobiście lub za pośrednictwem wyznaczonego członka Zespołu, informuje w ciągu trzech dni członków Zespołu o wpłynięciu formularza Niebieska Karta pocztą elektroniczną na podany adres mailowy. Informacja zawiera minimum numer kolejny karty oraz imię i nazwisko osoby doświadczającej przemocy. Członkowie Zespołu mają możliwość zapoznania się z treścią formularza w siedzibie Zespołu.

§ 24
Po wpłynięciu Niebieskiej Karty jest ona wstępnie rozpatrywana przez podzespół składający się z minimum 2 osób, w skład którego wchodzi Przewodniczący lub Wiceprzewodniczący Zespołu oraz wyznaczony członek lub członkowie Zespołu.

§ 25
Podzespół podejmuje wstępne decyzje dotyczące postępowania z nowym formularzem „Niebieska Karta”. W szczególności decyduje o powołaniu grupy roboczej lub pozostawieniu sprawy do rozpatrzenia na posiedzeniu Zespołu.
W przypadku nie powołania grupy roboczej, działania w ramach procedury koordynują członkowie Podzespołu. W szczególności mogą oni zdecydować o powołaniu grupy roboczej w późniejszym terminie na podstawie zgromadzonych danych. Podzespół może również podejmować decyzje o zmianach osobowych w grupie roboczej.

§ 26
Podejmując decyzję o powołaniu grupy roboczej, podzespół wyznacza członka zespołu odpowiedzialnego za „Niebieską Kartę”, który nazywany jest dalej Koordynatorem Grupy Roboczej.

§ 27
Wybór Koordynatora Grupy Roboczej jest dokonywany przede wszystkim w oparciu o kompetencje potrzebne w pracy z daną sprawą z uwzględnieniem prowadzonych do tej pory „Niebieskich Kart”.

§ 28
W skład powoływanej grupy roboczej wchodzą osoby bezpośrednio zaangażowane w rozwiązywanie problemu danej rodziny, zgodnie ze stwierdzonymi potrzebami, a także posiadanymi kompetencjami i uprawnieniami.

§ 29
Na spotkania grupy mogą być zapraszani konsultanci i eksperci, których wiedza
i doświadczenie może być przydatne dla rozwiązywania problemów rodziny

§ 30
Grupa robocza spotyka się w siedzibie Zespołu. W przypadku uzasadnionej konieczności do spotkania może dojść w siedzibie innej instytucji pomocowej. W takich sytuacjach dokumentacja dotycząca procedury musi pozostać w siedzibie Zespołu.

§ 31
Koordynator Grupy Roboczej przekazuje pisemnie Przewodniczącemu Zespołu po każdym spotkaniu protokół z posiedzenia Grupy Roboczej, którego wzór określa Załącznik nr 2.

§ 32
Zakończenie procedury następuje w przypadku:

  1. Ustania przemocy w rodzinie i uzasadnionego przypuszczenia o zaprzestaniu dalszego stosowania przemocy w rodzinie oraz po zrealizowaniu indywidualnego planu pomocy,
    lub
  2. Rozstrzygnięcia o braku zasadności podejmowania działań
    lub
  3. Przekazania prowadzonej procedury do innego zespołu interdyscyplinarnego.

§ 33
Zakończenie procedury może nastąpić:

  1. Na posiedzeniu grupy roboczej
  2. Na spotkaniu Podzespołu
  3. Na posiedzeniu Zespołu Interdyscyplinarnego

§ 34
Zakończenie procedury wymaga udokumentowania w formie protokołu podpisanego przez przewodniczącego zespołu interdyscyplinarnego, który powinien zawierać:

  1. dane dotyczące osób, wobec których realizowana była procedura;
  2. datę rozpoczęcia i zakończenia procedury
  3. opis podjętych działań w ramach procedury

§ 35

Informacja o zakończonych procedurach jest przekazywana członkom Zespołu Interdyscyplinarnego na najbliższym posiedzeniu.

§ 36

O zakończeniu procedury powiadamia się podmioty uczestniczące w procedurze po jej zakończeniu.

§ 37

Ze względu na specyfikę pracy z osobami objętymi procedurą Niebieskie Karty, co do zasady nie ma możliwości, aby w spotkaniu z grupą roboczą uczestniczyły osoby trzecie. Odstępstwa możliwe są tylko w uzasadnionych przypadkach, w szczególności na przykład w przypadku konieczności zapewnienia tłumacza lub w przypadku gdy stan zdrowia osoby biorącej udział w procedurze, uzasadnia obecność dodatkowej osoby.

VI. Lokalna polityka przeciwdziałania przemocy w rodzinie

§ 38
Zgodnie ze swoimi ustawowymi zadaniami Zespół uczestniczy w tworzeniu i realizacji lokalnego programu przeciwdziałania przemocy w rodzinie.

§ 39
Członkowie Zespołu w ramach własnych kompetencji podejmują działania w swoich miejscach pracy i obszarach działania, w szczególności poprzez: rozpowszechnianie informacji o procedurze „Niebieska Karta”, informowanie o pracy Zespołu i jego inicjatywach, przekazywanie wiedzy na temat metod pracy z rodziną, w której występuje przemoc.

§ 40
Zespół Interdyscyplinarny bierze aktywny udział w koordynacji realizacji Miejskiego Programu Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie.

VII. Ochrona danych osobowych

§ 41
Członkowie Zespołu oraz grup roboczych gromadzą i przetwarzają dane osobowe (w tym dane wrażliwe) bez zgody osób, których te dane dotyczą.

§ 42
Gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych odbywa się w siedzibie Zespołu.

§ 43
Członkowie Zespołu oraz grup roboczych zobowiązani są do zachowania poufności wszelkich informacji i danych, które uzyskali przy realizacji zadań. Obowiązek ten obejmuje także okres po ustaniu członkostwa w Zespole oraz w grupach roboczych.

§ 44
Członkowie Zespołu oraz grup roboczych, a także osoby zaproszone do współpracy, podpisują oświadczenie o zachowaniu tajemnicy służbowej według załączonego wzoru (Załącznik nr 3).

§ 45

Za ochronę korespondencji elektronicznej przesyłanej do członków Zespołu, w szczególności za zabezpieczenie konta e-mail przed nieuprawnionym dostępem, odpowiadają członkowie będący właścicielami tych kont.

§ 46

Członkowie Zespołu i Grup Roboczych zobowiązani są do szczególnej dbałości o zabezpieczenie informacji i danych uzyskiwanych w związku z prowadzonymi osobami przed udostępnieniem ich osobom nie biorącym udziału w procedurze.

§ 47

Członkowie Zespołu i Grup Roboczych zobowiązani są do niezwłocznego zgłaszania przypadków naruszenia ochrony danych przetwarzanych w ramach prowadzonej procedury do Przewodniczącego Zespołu lub do Zastępcy Przewodniczącego Zespołu.
§ 48

Szczegółowe informacje dotyczące sposobu zabezpieczenia dostępu do danych zawiera Polityka Bezpieczeństwa Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Bielany przechowywana w siedzibie Ośrodka.

VIII. Członkowie Zespołu

§ 49

Członkowie Zespołu Interdyscyplinarnego są powoływani i odwoływani Zarządzeniem Prezydenta m. st. Warszawy.

§ 50

Członek Zespołu Interdyscyplinarnego pełni swoją funkcję osobiście. Nie jest możliwe wyznaczenie zastępstwa za Członka Zespołu.

§ 51

Członek Zespołu jest w szczególności uprawniony i zobowiązany do:

  1. Aktywnego uczestnictwa w posiedzeniach Zespołu Interdyscyplinarnego
  2. Zapoznawania się z treścią wszczętych i przekazanych do Zespołu procedur Niebieska Karta, a także wglądu do prowadzonych procedur w trakcie ich trwania i po zakończeniu.
  3. Wspierania wszelkich działań o charakterze lokalnym i globalnym, które wiążą się z przeciwdziałaniem przemocy w rodzinie, a także inicjowania tego typu działań, w szczególności w obrębie własnej instytucji i/lub grupy zawodowej

§ 52

Członkowie Zespołu mają prawo do uczestnictwa w pracach grup roboczych jako ich członek lub z głosem doradczym. Mają również do zgłaszania, za pośrednictwem Przewodniczącego Zespołu, uwag do prowadzonych procedur.

IX. Przechowywanie dokumentacji, sprawozdawczość

§ 53

Całość dokumentacji dotyczącej pracy Zespołu i grup roboczych gromadzona jest w siedzibie Zespołu.

§ 54

Przewodniczący gromadzi w celach statystycznych i ewaluacyjnych dane dotyczące m.in.: ilości spraw skierowanych do grup roboczych, składu poszczególnych grup, efektów pracy grup. W oparciu o zebrane dane dokonuje oceny realizacji zadań przez grupy oraz w razie potrzeby proponuje niezbędne korekty.
W celu realizacji zadań Zespołu, Przewodniczący gromadzi również inne dane statystyczne dotyczące prowadzonych procedur.

§ 55

Zespół składa Prezydentowi m.st. Warszawy, zaakceptowane przez Burmistrza Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy, sprawozdania z pracy Zespołu w terminie do 31 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.

§ 56

Zespół przekazuje również wymagane informacje do Biura Polityki Społecznej zgodnie z aktualnymi potrzebami.

X. Postanowienia końcowe

§ 57

Organizacja pracy Zespołu zastępuje obowiązującą do tej pory Organizację Pracy Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie dla Dzielnicy Bielany m.st. Warszawa z dnia 21 maja 2012 roku.

Organizacja Pracy Zespołu wchodzi w życie od dnia 1 lutego 2016 roku.