Organizacja pracy Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie dla Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy
z dnia 26 stycznia 2016
I. Postanowienia ogólne
§ 1
Organizacja pracy Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie dla Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy, zwanego dalej w treści „Zespołem”, oraz Grup Roboczych.
§ 2
Podstawę prawną działania Zespołu stanowią w szczególności:
- Ustawa z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie (Dz. U. z 2005r. Nr 180, poz. 1493, z 2009r. Nr 206, poz. 1589 oraz z 2010r. Nr 28, poz. 146 i Nr 125, poz. 842)
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 13 września 2011 r. w sprawie procedury „Niebieskie Karty” oraz wzorów formularzy „Niebieska Karta” (Dz. U. z 2011 r. nr 209, poz. 1245)
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 3 czerwca 2011r. w sprawie nadzoru i kontroli nad realizacją zadań z zakresu przeciwdziałania przemocy w rodzinie (Dz. U. z 2011 roku, nr 126, poz. 718)
- Uchwała Nr XVII/329/2011 Rady Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 16 czerwca 2011r. w sprawie określania trybu i sposobu powoływania i odwoływania członków Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie oraz szczegółowych warunków jego funkcjonowania.
- Zarządzenie nr 1414/2011 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 10 sierpnia 2011 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów uchwały w sprawie określenia trybu i sposobu powoływania i odwoływania członków Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie oraz szczegółowych warunków jego funkcjonowania.
- Zarządzenie nr 1659/2011 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 25 października 2011 r. w sprawie powołania Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie dla Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy, wraz z późniejszymi zmianami.
§ 3
Siedziba Zespołu mieści się w Ośrodku Pomocy Społecznej Dzielnicy Warszawa-Bielany m.st. Warszawa, ul. Przybyszewskiego 80/82, 01-824 Warszawa, który zapewnia jego obsługę techniczno-organizacyjną.
II. Zadania Zespołu
§ 4
Zadaniem Zespołu jest integrowanie i koordynowanie działań podmiotów, których przedstawiciele są członkami Zespołu, w celu zapewnienia skutecznego diagnozowania problemu przemocy w rodzinie oraz podejmowania działań interwencyjnych i profilaktycznych.
§ 5
Sposoby realizacji zadań Zespołu oraz zadania jego członków są określone w odpowiednich przepisach ( § 2).
III. Reprezentacja Zespołu
§ 6
Osobą kierującą pracą Zespołu i reprezentującą Zespół jest Przewodniczący Zespołu.
§ 7
W przypadku niemożności pełnienia obowiązków Przewodniczącego Zespołu jego funkcje przejmuje Zastępca Przewodniczącego Zespołu.
IV. Organizacja pracy Zespołu
§ 8
Wszystkie działania Zespołu są dokumentowane.
§ 9
Spotkania Zespołu odbywają się w formie posiedzeń zwyczajnych i nadzwyczajnych.
§ 10
Terminy zwyczajnych posiedzeń Zespołu ustalane są z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem i odbywają się w siedzibie Zespołu. Posiedzenia te powinny odbywać się przynajmniej raz na 3 miesiące.
§ 11
Zwołanie posiedzenia nadzwyczajnego Zespołu Interdyscyplinarnego następuje na wniosek:
- Prezydenta m.st. Warszawy
- Burmistrza Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy
- Przewodniczącego Zespołu
- Co najmniej trzech członków Zespołu
§ 12
Zawiadomienie o zwołaniu posiedzenia nadzwyczajnego przekazuje się członkom Zespołu co najmniej 7 dni roboczych przed planowanym terminem posiedzenia, za pośrednictwem poczty elektronicznej (na adresy wskazane przez Członków Zespołu) lub telefonicznie oraz listem zwykłym.
§ 13
W uzasadnionych przypadkach termin wymieniony w § 12 może zostać skrócony.
§ 14
Zawiadomienie o posiedzeniu Zespołu Interdyscyplinarnego:
- Jest kierowane imiennie do członków Zespołu i zaproszonych osób.
- Zawiera termin i miejsce zwołania oraz jego ramowy program.
- Przekazywane jest w formie pisemnej, osobiście, za pośrednictwem operatora pocztowego lub poczty elektronicznej, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
§ 15
W posiedzeniach Zespołu, w uzasadnionych przypadkach, mogą brać udział, bez prawa do głosowania, osoby nie wchodzące w jego skład, zaproszone przez Przewodniczącego Zespołu, pod warunkiem zobowiązania do zachowania tajemnicy.
§ 16
Zespół podejmuje decyzje, w tym wydaje opinie, w drodze uchwał.
W uzasadnionych przypadkach możliwe jest pominięcie formy uchwały, w szczególności dotyczy to sytuacji, w których konieczne jest szybkie podjęcie decyzji.
§ 17
Uchwały podejmowane są zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy składu Zespołu, a w przypadku równej liczby głosów, głos decydujący należy do Przewodniczącego Zespołu.
§ 18
Z przebiegu posiedzenia Zespołu sporządzany jest protokół, którego wzór określa załącznik nr 1.
§ 19
Do protokołu z posiedzenia Zespołu dołącza się listę obecności członków Zespołu uczestniczących w posiedzeniu.
§ 20
Protokół z posiedzenia Zespołu jest dostępny w siedzibie Zespołu.
Każdy z członków Zespołu ma prawo zgłaszania pisemnych uwag
do protokołu, które załącza się do protokołu, w ciągu 7 dni od dnia posiedzenia Zespołu.
V. Procedura Niebieska Karta
§ 21
Zgłoszenie sprawy do Zespołu następuje w oparciu o procedurę „Niebieskie Karty”.
§ 22
Formularze należy przekazywać w zamkniętej kopercie zaadresowanej w następujący sposób: „Przewodniczący Zespołu Interdyscyplinarnego do spraw Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie dla Dzielnicy Bielany Miasta Stołecznego Warszawy, Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy, ul. Przybyszewskiego 80/82, 01-824 Warszawa”.
§ 23
Przewodniczący Zespołu, osobiście lub za pośrednictwem wyznaczonego członka Zespołu, informuje w ciągu trzech dni członków Zespołu o wpłynięciu formularza Niebieska Karta pocztą elektroniczną na podany adres mailowy. Informacja zawiera minimum numer kolejny karty oraz imię i nazwisko osoby doświadczającej przemocy. Członkowie Zespołu mają możliwość zapoznania się z treścią formularza w siedzibie Zespołu.
§ 24
Po wpłynięciu Niebieskiej Karty jest ona wstępnie rozpatrywana przez podzespół składający się z minimum 2 osób, w skład którego wchodzi Przewodniczący lub Wiceprzewodniczący Zespołu oraz wyznaczony członek lub członkowie Zespołu.
§ 25
Podzespół podejmuje wstępne decyzje dotyczące postępowania z nowym formularzem „Niebieska Karta”. W szczególności decyduje o powołaniu grupy roboczej lub pozostawieniu sprawy do rozpatrzenia na posiedzeniu Zespołu.
W przypadku nie powołania grupy roboczej, działania w ramach procedury koordynują członkowie Podzespołu. W szczególności mogą oni zdecydować o powołaniu grupy roboczej w późniejszym terminie na podstawie zgromadzonych danych. Podzespół może również podejmować decyzje o zmianach osobowych w grupie roboczej.
§ 26
Podejmując decyzję o powołaniu grupy roboczej, podzespół wyznacza członka zespołu odpowiedzialnego za „Niebieską Kartę”, który nazywany jest dalej Koordynatorem Grupy Roboczej.
§ 27
Wybór Koordynatora Grupy Roboczej jest dokonywany przede wszystkim w oparciu o kompetencje potrzebne w pracy z daną sprawą z uwzględnieniem prowadzonych do tej pory „Niebieskich Kart”.
§ 28
W skład powoływanej grupy roboczej wchodzą osoby bezpośrednio zaangażowane w rozwiązywanie problemu danej rodziny, zgodnie ze stwierdzonymi potrzebami, a także posiadanymi kompetencjami i uprawnieniami.
§ 29
Na spotkania grupy mogą być zapraszani konsultanci i eksperci, których wiedza
i doświadczenie może być przydatne dla rozwiązywania problemów rodziny
§ 30
Grupa robocza spotyka się w siedzibie Zespołu. W przypadku uzasadnionej konieczności do spotkania może dojść w siedzibie innej instytucji pomocowej. W takich sytuacjach dokumentacja dotycząca procedury musi pozostać w siedzibie Zespołu.
§ 31
Koordynator Grupy Roboczej przekazuje pisemnie Przewodniczącemu Zespołu po każdym spotkaniu protokół z posiedzenia Grupy Roboczej, którego wzór określa Załącznik nr 2.
§ 32
Zakończenie procedury następuje w przypadku:
- Ustania przemocy w rodzinie i uzasadnionego przypuszczenia o zaprzestaniu dalszego stosowania przemocy w rodzinie oraz po zrealizowaniu indywidualnego planu pomocy,
lub - Rozstrzygnięcia o braku zasadności podejmowania działań
lub - Przekazania prowadzonej procedury do innego zespołu interdyscyplinarnego.
§ 33
Zakończenie procedury może nastąpić:
- Na posiedzeniu grupy roboczej
- Na spotkaniu Podzespołu
- Na posiedzeniu Zespołu Interdyscyplinarnego
§ 34
Zakończenie procedury wymaga udokumentowania w formie protokołu podpisanego przez przewodniczącego zespołu interdyscyplinarnego, który powinien zawierać:
- dane dotyczące osób, wobec których realizowana była procedura;
- datę rozpoczęcia i zakończenia procedury
- opis podjętych działań w ramach procedury
§ 35
Informacja o zakończonych procedurach jest przekazywana członkom Zespołu Interdyscyplinarnego na najbliższym posiedzeniu.
§ 36
O zakończeniu procedury powiadamia się podmioty uczestniczące w procedurze po jej zakończeniu.
§ 37
Ze względu na specyfikę pracy z osobami objętymi procedurą Niebieskie Karty, co do zasady nie ma możliwości, aby w spotkaniu z grupą roboczą uczestniczyły osoby trzecie. Odstępstwa możliwe są tylko w uzasadnionych przypadkach, w szczególności na przykład w przypadku konieczności zapewnienia tłumacza lub w przypadku gdy stan zdrowia osoby biorącej udział w procedurze, uzasadnia obecność dodatkowej osoby.
VI. Lokalna polityka przeciwdziałania przemocy w rodzinie
§ 38
Zgodnie ze swoimi ustawowymi zadaniami Zespół uczestniczy w tworzeniu i realizacji lokalnego programu przeciwdziałania przemocy w rodzinie.
§ 39
Członkowie Zespołu w ramach własnych kompetencji podejmują działania w swoich miejscach pracy i obszarach działania, w szczególności poprzez: rozpowszechnianie informacji o procedurze „Niebieska Karta”, informowanie o pracy Zespołu i jego inicjatywach, przekazywanie wiedzy na temat metod pracy z rodziną, w której występuje przemoc.
§ 40
Zespół Interdyscyplinarny bierze aktywny udział w koordynacji realizacji Miejskiego Programu Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie.
VII. Ochrona danych osobowych
§ 41
Członkowie Zespołu oraz grup roboczych gromadzą i przetwarzają dane osobowe (w tym dane wrażliwe) bez zgody osób, których te dane dotyczą.
§ 42
Gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych odbywa się w siedzibie Zespołu.
§ 43
Członkowie Zespołu oraz grup roboczych zobowiązani są do zachowania poufności wszelkich informacji i danych, które uzyskali przy realizacji zadań. Obowiązek ten obejmuje także okres po ustaniu członkostwa w Zespole oraz w grupach roboczych.
§ 44
Członkowie Zespołu oraz grup roboczych, a także osoby zaproszone do współpracy, podpisują oświadczenie o zachowaniu tajemnicy służbowej według załączonego wzoru (Załącznik nr 3).
§ 45
Za ochronę korespondencji elektronicznej przesyłanej do członków Zespołu, w szczególności za zabezpieczenie konta e-mail przed nieuprawnionym dostępem, odpowiadają członkowie będący właścicielami tych kont.
§ 46
Członkowie Zespołu i Grup Roboczych zobowiązani są do szczególnej dbałości o zabezpieczenie informacji i danych uzyskiwanych w związku z prowadzonymi osobami przed udostępnieniem ich osobom nie biorącym udziału w procedurze.
§ 47
Członkowie Zespołu i Grup Roboczych zobowiązani są do niezwłocznego zgłaszania przypadków naruszenia ochrony danych przetwarzanych w ramach prowadzonej procedury do Przewodniczącego Zespołu lub do Zastępcy Przewodniczącego Zespołu.
§ 48
Szczegółowe informacje dotyczące sposobu zabezpieczenia dostępu do danych zawiera Polityka Bezpieczeństwa Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Bielany przechowywana w siedzibie Ośrodka.
VIII. Członkowie Zespołu
§ 49
Członkowie Zespołu Interdyscyplinarnego są powoływani i odwoływani Zarządzeniem Prezydenta m. st. Warszawy.
§ 50
Członek Zespołu Interdyscyplinarnego pełni swoją funkcję osobiście. Nie jest możliwe wyznaczenie zastępstwa za Członka Zespołu.
§ 51
Członek Zespołu jest w szczególności uprawniony i zobowiązany do:
- Aktywnego uczestnictwa w posiedzeniach Zespołu Interdyscyplinarnego
- Zapoznawania się z treścią wszczętych i przekazanych do Zespołu procedur Niebieska Karta, a także wglądu do prowadzonych procedur w trakcie ich trwania i po zakończeniu.
- Wspierania wszelkich działań o charakterze lokalnym i globalnym, które wiążą się z przeciwdziałaniem przemocy w rodzinie, a także inicjowania tego typu działań, w szczególności w obrębie własnej instytucji i/lub grupy zawodowej
§ 52
Członkowie Zespołu mają prawo do uczestnictwa w pracach grup roboczych jako ich członek lub z głosem doradczym. Mają również do zgłaszania, za pośrednictwem Przewodniczącego Zespołu, uwag do prowadzonych procedur.
IX. Przechowywanie dokumentacji, sprawozdawczość
§ 53
Całość dokumentacji dotyczącej pracy Zespołu i grup roboczych gromadzona jest w siedzibie Zespołu.
§ 54
Przewodniczący gromadzi w celach statystycznych i ewaluacyjnych dane dotyczące m.in.: ilości spraw skierowanych do grup roboczych, składu poszczególnych grup, efektów pracy grup. W oparciu o zebrane dane dokonuje oceny realizacji zadań przez grupy oraz w razie potrzeby proponuje niezbędne korekty.
W celu realizacji zadań Zespołu, Przewodniczący gromadzi również inne dane statystyczne dotyczące prowadzonych procedur.
§ 55
Zespół składa Prezydentowi m.st. Warszawy, zaakceptowane przez Burmistrza Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy, sprawozdania z pracy Zespołu w terminie do 31 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.
§ 56
Zespół przekazuje również wymagane informacje do Biura Polityki Społecznej zgodnie z aktualnymi potrzebami.
X. Postanowienia końcowe
§ 57
Organizacja pracy Zespołu zastępuje obowiązującą do tej pory Organizację Pracy Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie dla Dzielnicy Bielany m.st. Warszawa z dnia 21 maja 2012 roku.
Organizacja Pracy Zespołu wchodzi w życie od dnia 1 lutego 2016 roku.